Information zur Erhebung personenbezogener Daten
nach der DSGVO für Kunden

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet uns, Ihnen umfassende Informationen zur Verarbeitung Ihrer
personenbezogener Daten zur Verfügung zu stellen. Dieser Verpflichtung entsprechend teilen wir Ihnen Fol-
gendes mit:

I. Datenverarbeiter

1.1 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

HGG Immobilienmanagement GmbH
Breite Straße 12, 18055 Rostock
Tel.: 0381 – 85 76 13 - 00
Fax: 0381 – 85 76 13 - 01
eMail: rostock@hgg-gmbh.de

1.2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Externer Datenschutzbeauftragter:
ECOVIS Grieger Mallison Rechtsanwälte PartG mbB
Rechtsanwalt Axel Keller / Rechtsanwältin Susann Harder
Am Campus 1 – 11, 18182 Rostock-Bentwisch
Tel.: 0381 – 649 210
eMail: dsb-nord@ecovis.com
web: www.ecovis.com/datenschutzberater

II. Verarbeitungsrahmen

2.1 Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung und in Abhängigkeit des konkreten
Zwecks, zu dem wir Ihre Daten erheben, verarbeiten wir regelmäßig folgende
Daten bzw. Kategorien von Daten:

Allgemein:

Adressdaten
Kontaktdaten
Bankverbindung
Persönliche Daten
Öffentliche, Elektronische und
Finanz-Identifikationsdaten
Einnahmen / Einkommen
Ausgaben / Schulden
Sondereinkommen
Kredite
Versicherungen
Renten/Pensionen
Finanzgeschäfte
Berufliche Tätigkeiten
Vereinbarungen / Abkommen
Patente / Lizenzen
Einwanderungsstatus
Körperliche Detailangaben
Gewohnheiten
Lebensstil
Details über Reisen / Fahrten
Soziale Kontakte
Eigentum
Ausgeübte öffentliche Mandate
Beschwerden / Vorkommnisse
Unfälle
Persönlichkeit/Charakter
Ehe-Partnerschaften
Ehe-Chronologie
Familie / Haushaltsangehörige
Freizeitaktivitäten / Interessen
Mitgliedschaften
Dienstleistungserbringer
Dienstleistungsnehmer
Wohnadresse
Körperlicher Gesundheitszu-
stand
Geistiger Gesundheitszustand
Risikomerkmale
Genetische Daten
Medikationsdaten
Veröffentlichungen
Finanzierung von Ausbildungen
Gegenwärtige Arbeitsstelle
Ethnische Daten
Sexualverhalten
Bildaufzeichnungsdaten
Tonaufzeichnungsdaten


2.2 Quelle der personenbezogenen Daten

Wir erheben Ihre Daten grundsätzlich im direkten Kontakt mit der betroffenen
Person. Allerdings ist auch denkbar, dass Sie uns Daten von Personen über-
mitteln, die in Ihrem Unternehmen für uns zuständig sind.

2.3 Dauer der Speicherung der Daten

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Maßgabe unseres Löschkonzepts bis zum
Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass nach Arti-
kel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumenta-
tionspflichten (aus HGB, StGB oder AO) die Verpflichtung zur längerfristigen Speicherung der Daten besteht
oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.
Vorbehaltlich solcher Aufbewahrungspflichten werden Daten gelöscht, wenn der Zweck, zu dem sie erhoben
wurden, weggefallen ist.
Soweit gesetzlich zulässig, werden Daten auch gespeichert, wenn dies zur Geltendmachung von oder Vertei-
digung gegen Rechtsansprüche erforderlich ist.


2.4 Zwecke der Verarbeitung
Zwecke der Verarbeitung Ihrer Daten sind

- die Abwicklung einer Geschäftsbeziehung zwischen uns, einschließlich der Kommunikation zwischen
uns, insbesondere zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs, des Rechnungswesens und der Erfüllung der
zwischen uns vertraglich bestehenden Pflichten.


2.5 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten nur dann, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Dies ist nach Art. 6 Abs. 1
DSGVO dann der Fall, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist
a. die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durch-
führung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihren Antrag erfolgen;
b. die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der wir unterliegen;
c. die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich, sofern nicht Ihre Inte-
ressen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern,
überwiegen.


2.6 Berechtigte Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Als unsere berechtigten Interessen – bzw. die eines Dritten – kommen beispielsweise
a. das Bestehen eines Rechtsverhältnisses zwischen uns;
b. die Betrugsprävention;
c. Maßnahmen zur Gewährleistung und Verbesserung der Sicherheit von IT-Systemen;
d. Maßnahmen zum Schutz unseres Unternehmens vor rechtswidrigen Handlungen und
e. interne Verwaltungszwecke, insbesondere der Austausch von Daten innerhalb unserer Unternehmens-
gruppe
in Betracht.


2.7 Gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten kann sich
a. in den Fällen der Ziff. 2.5 lit. b. aus einem Vertrag ergeben, den Sie mit uns geschlossen haben und zu
dessen Erfüllung die Datenerhebung dient;
b. in den Fällen der Ziff. 2.5 lit. c. aus den uns treffenden gesetzlichen Regelungen, oder – gemäß Art. 6
Abs. 2 und 3 DSGVO – dem Recht der Europäischen Union oder dem Recht der Mitgliedsstaaten der Eu-
ropäischen Union ergeben;
c. in den Fällen der Ziff. 2.5 lit. d. und e. aus allgemeine Hilfeleistungs- oder vertraglichen Nebenpflichten
ergeben, die nicht spezifisch auf Datenerhebungen zugeschnitten sind, etwa den Regelungen zur Unter-
lassenen Hilfeleistung in § 323c StGB.


2.8 Erforderlichkeit der Bereitstellung der Daten für einen Vertragsabschluss
Die von uns erhobenen Daten sind für die Begründung und Abwicklung einer Geschäftsbeziehung einschließ-
lich der Erfüllung der sich daraus ergebenden Pflichten in der Regel zwingend erforderlich.


2.9 Sonstige Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten
Eine sonstige Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten besteht regelmäßig nicht.

2.10 Mögliche Folgen einer Nichtbereitstellung
Die Nichtbereitstellung personenbezogener Daten von für Ihr Unternehmen tätigen Personen hat in der Regel
nur zur Folge, dass die Kommunikation zwischen uns erheblich erschwert bzw. – beispielsweise im Bereich
der Kommunikation über eMail – unmöglich wäre.


2.11 Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)
Bei uns werden keine automatisierten Überwachungs- oder Bewertungssysteme eingesetzt.

III. Weitergabe und Auslandsbezug

3.1 Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Die von uns erhobenen Daten werden unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften auch an andere Emp-
fänger und Dritte weitergeleitet. Dies sind insbesondere:

Empfänger intern: Empfänger extern:

Geschäftsführung

Rechnungswesen / Buchhaltung

Einkauf / Beschaffung

Abteilungsleiter

Steuerberater

Finanzverwaltung

Rechtsanwalt

Externe Datenverarbeiter (so genannte Auftragsverarbeiter)


Externe Datenverarbeiter können beispielsweise solche in den Bereichen Archiv, Wartung und Pflege der
EDV-Systeme oder der Unternehmens-Webseite oder Marketing sein. Diese sind in der Regel Auftragsverar-
beiter im Sinne von Art. 4 Nr. 10 DSGVO, so dass die Verarbeitung der Daten durch sie keine Übermittlung im
Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO darstellt.

3.2 Absicht des Verantwortlichen, personenbezogene Daten an ein Drittland oder eine in-
ternationale Organisation zu übermitteln
Eine solche Übermittlung ist nicht beabsichtigt.

IV. Ihre Rechte

4.1 Als betroffene Person haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Dies sind

  • ddas Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • das Recht auf Löschung der Daten, wenn keine Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung vorliegt (Art. 17 DSGVO)
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der Daten auf bestimmte Zwecke (Art. 18 DSGVO)
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und
  • das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO).


Beruht die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung (siehe Ziffer 2.5 lit. a), dann haben Sie das Recht,
die von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der erteilten Ein-
willigung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Gesonderte Information über das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

Nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation er-
geben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel
6 Abs. 1 Buchstabe f der DSGVO (Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der verantwortli-
chen Stelle oder eines Dritten) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn,
wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte
und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung
von Rechtsansprüchen.
Erfolgt die Verarbeitung, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO das
Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke
derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbin-
dung steht.



Daneben haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie
der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmun-
gen verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz
und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern

Schloss Schwerin, Lennéstraße 1,
19053 Schwerin

Telefon: +49 385 59494 0
Telefax: +49 385 59494 58
eMail: info@datenschutz-mv.de
web: www.datenschutz-mv.de
www.informationsfreiheit-mv.de

https://www.datenschutz-mv.de/kontakt/kontaktformular/

4.2
Schließlich haben Sie das Recht, sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten
zu wenden. Dieser ist hinsichtlich Ihrer Anfrage zur Verschwiegenheit verpflichtet, so-
weit es um die Verarbeitung Ihrer Daten geht.
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter den in Ziffer 1.3 genannten Kon-
taktdaten.

Information zur Erhebung personenbezogener Daten
nach der DSGVO für Geschäftspartner / Lieferanten

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet uns, Ihnen umfassende Informationen zur
Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten zur Verfügung zu stellen. Dieser Verpflichtung
entsprechend teilen wir Ihnen Folgendes mit:

I. Datenverarbeiter

1.1 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

HGG Immobilienmanagement GmbH
Breite Straße 12, 18055 Rostock
Tel.: 0381 – 85 76 13 - 00
Fax: 0381 – 85 76 13 - 01
eMail: rostock@hgg-gmbh.de


1.2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Externer Datenschutzbeauftragter:
ECOVIS Grieger Mallison Rechtsanwälte PartG mbB
Rechtsanwalt Axel Keller / Rechtsanwältin Susann Harder
Am Campus 1 – 11, 18182 Rostock-Bentwisch
Tel.: 0381 – 649 210
eMail: dsb-nord@ecovis.com
web: www.ecovis.com/datenschutzberater

II. Verarbeitungsrahmen

2.1 Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung und in Abhängigkeit des konkreten Zwecks, zu dem wir Ihre
Daten erheben, verarbeiten wir regelmäßig auch dann personenbezogene Daten, wenn es sich bei
Ihnen um eine juristische Person handelt. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn wir Daten von
Personen aus der Geschäftsführung, persönlichen Ansprechpartnern Ihres Unternehmens wie Ver-
triebsmitarbeitern, Key-Account-Managern oder sonstigen Personen in für unsere Geschäftsbeziehung
zuständigen Abteilungen Ihres Unternehmens erheben.
Dabei erheben wir folgende Daten bzw. Kategorien von Daten:

Allgemein:  
Identifikationsdaten Funktion im Unternehmen
Adressdaten Berufliche Tätigkeiten
Kontaktdaten Beschwerden / Vorkommnisse

 

2.2 Quelle der personenbezogenen Daten

Wir erheben Ihre Daten grundsätzlich im direkten Kontakt mit der betroffenen Person. Allerdings ist
auch denkbar, dass Sie uns Daten von Personen übermitteln, die in Ihrem Unternehmen für uns zu-
ständig sind.

2.3 Dauer der Speicherung der Daten

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Maßgabe unseres Löschkonzepts bis
zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass
nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs-
und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) die Verpflichtung zur längerfristigen Speiche-
rung der Daten besteht oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit.
a DSGVO eingewilligt haben. Vorbehaltlich solcher Aufbewahrungspflichten werden Daten gelöscht,
wenn der Zweck, zu dem sie erhoben wurden, weggefallen ist. Soweit gesetzlich zulässig, werden Da-
ten auch gespeichert, wenn dies zur Geltendmachung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche
erforderlich ist.

2.4 Zwecke der Verarbeitung

Zwecke der Verarbeitung Ihrer Daten sind

- die Abwicklung einer Geschäftsbeziehung zwischen uns, einschließlich der Kommunikation zwi-
schen uns, insbesondere zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs, des Rechnungswesens und der
Erfüllung der zwischen uns vertraglich bestehenden Pflichten.

2.5 Rechtsgrundlage für die VerarbeitungWir verarbeiten Ihre Daten nur dann, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Dies ist nach Art. 6
Abs. 1 DSGVO dann der Fall, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist
a. die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur
Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihren Antrag erfolgen;
b. die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der wir unterlie-
gen;
c. die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich, sofern nicht Ihre
Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten er-
fordern, überwiegen.

2.6 Berechtigte Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Als unsere berechtigten Interessen – bzw. die eines Dritten – kommen beispielsweise
a. das Bestehen eines Rechtsverhältnisses zwischen uns;
b. die Betrugsprävention;
c. Maßnahmen zur Gewährleistung und Verbesserung der Sicherheit von IT-Systemen;
d. Maßnahmen zum Schutz unseres Unternehmens vor rechtswidrigen Handlungen und
e. interne Verwaltungszwecke, insbesondere der Austausch von Daten innerhalb unserer Unterneh-
mensgruppe in Betracht.

2.7 Gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten
Eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten kann sich
a. in den Fällen der Ziff. 2.5 lit. b. aus einem Vertrag ergeben, den Sie mit uns geschlossen haben
und zu dessen Erfüllung die Datenerhebung dient;
b. in den Fällen der Ziff. 2.5 lit. c. aus den uns treffenden gesetzlichen Regelungen, oder – gemäß
Art. 6 Abs. 2 und 3 DSGVO – dem Recht der Europäischen Union oder dem Recht der Mitglieds-
staaten der Europäischen Union ergeben;
c. in den Fällen der Ziff. 2.5 lit. d. und e. aus allgemeine Hilfeleistungs- oder vertraglichen Neben-
pflichten ergeben, die nicht spezifisch auf Datenerhebungen zugeschnitten sind, etwa den Rege-
lungen zur Unterlassenen Hilfeleistung in § 323c StGB.

2.8 Erforderlichkeit der Bereitstellung der Daten für einen Vertragsabschluss
Die von uns erhobenen Daten sind für die Begründung und Abwicklung einer Geschäftsbeziehung ein-
schließlich der Erfüllung der sich daraus ergebenden Pflichten in der Regel zwingend erforderlich.

2.9 Sonstige Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten
Eine sonstige Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten besteht regelmäßig nicht.

2.10 Mögliche Folgen einer Nichtbereitstellung
Die Nichtbereitstellung personenbezogener Daten von für Ihr Unternehmen tätigen Personen hat in der
Regel nur zur Folge, dass die Kommunikation zwischen uns erheblich erschwert bzw. – beispielsweise
im Bereich der Kommunikation über eMail – unmöglich wäre.

2.11 Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)
Bei uns werden keine automatisierten Überwachungs- oder Bewertungssysteme eingesetzt.

III. Weitergabe und Auslandsbezug

3.1 Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Die von uns erhobenen Daten werden unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften auch an andere
Empfänger und Dritte weitergeleitet. Dies sind insbesondere:

 

Empfänger intern: Empfänger extern:
  Mieter / Eigentümer
  Externe Dienstleister
Geschäftsführung Steuerberater
Rechnungswesen / Buchhaltung Finanzverwaltung
Einkauf / Beschaffung Rechtsanwalt
Abteilungsleiter Externe Datenverarbeiter (so genannte Auftragsverarbeiter)

 Externe Datenverarbeiter können beispielsweise solche in den Bereichen Archiv, Wartung und Pflege
der EDV-Systeme oder der Unternehmens-Webseite oder Marketing sein. Diese sind in der Regel Auf-
tragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 10 DSGVO, so dass die Verarbeitung der Daten durch sie kei-
ne Übermittlung im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO darstellt.

3.2 Absicht des Verantwortlichen, personenbezogene Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln Eine solche Übermittlung ist nicht beabsichtigt.

IV. Ihre Rechte

4.1
Als betroffene Person haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Dies sind

  • das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • das Recht auf Löschung der Daten, wenn keine Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung vorliegt (Art. 17 DSGVO)
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der Daten auf bestimmte Zwecke (Art. 18 DSGVO)
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und
  • das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO).

Beruht die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung (siehe Ziffer 2.5 lit. a), dann haben Sie das
Recht, die von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der
erteilten Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Gesonderte Information über das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
Nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situati-
on ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund
von Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe f der DSGVO (Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen
der verantwortlichen Stelle oder eines Dritten) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei
denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interes-
sen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung
oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Erfolgt die Verarbeitung, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO
das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten
zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Di-
rektwerbung in Verbindung steht.

 


Daneben haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn
Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche
Bestimmungen verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz
und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern

Schloss Schwerin, Lennéstraße 1,
19053 Schwerin

Telefon: +49 385 59494 0
Telefax: +49 385 59494 58
eMail: info@datenschutz-mv.de
web: www.datenschutz-mv.de; www.informationsfreiheit-mv.de
https://www.datenschutz-mv.de/kontakt/kontaktformular/

4.2
Schließlich haben Sie das Recht, sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden. Die-
ser ist hinsichtlich Ihrer Anfrage zur Verschwiegenheit verpflichtet, soweit es um die Verarbeitung Ihrer
Daten geht.
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter den in Ziffer 1.2 genannten Kontaktdaten.
 

Information zur Erhebung personenbezogener Daten
nach der DSGVO
für Mieter / Mietinteressenten

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet uns, Ihnen umfassende Informationen zur Verarbeitung Ihrer
personenbezogener Daten zur Verfügung zu stellen. Dieser Verpflichtung entsprechend teilen wir Ihnen Folgen-
des mit:

I. Datenverarbeiter

1.1
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
HGG Immobilienmanagement GmbH
Breite Str. 12, 18055 Rostock
Tel.: 0381 – 85 76 13 - 00
Fax: 0381 – 85 76 13 - 01
eMail: rostock@hgg-gmbh.de


1.2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Externer Datenschutzbeauftragter:
ECOVIS Grieger Mallison Rechtsanwälte PartG mbB
Rechtsanwalt Axel Keller / Rechtsanwältin Susann Harder
Am Campus 1 – 11, 18182 Rostock-Bentwisch
Tel.: 0381 – 649 210
eMail: dsb-nord@ecovis.com
web: www.ecovis.com/datenschutzberater

II. Verarbeitungsrahmen

2.1 Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Im Rahmen der Verwaltung von Mietinteressenten verarbeiten wir folgende
Daten bzw. Kategorien von Daten:

  • Identifikations- und Erreichbarkeitsdaten (Name, Telefonnummer,
    eMail-Adresse, Geschlecht)
  • Anzahl der einziehenden Personen (Erwachsene / Kinder)
  • Vorhandensein von Haustieren
  • Angaben über Art, Größe und Ausstattung sowie die angestrebte Höhe
    der Mietkosten eines gewünschten Mietobjekts

Steht der Mietvertragsabschluss unmittelbar bevor, so erheben wir darüber
hinaus

  • Identifikationsdaten weiterer Personen, die Partei des Mietvertrages
    werden sollen
  • Alter der einziehenden Kinder
  • Geburtsdatum der Mieter
  • ggfls. Staatsangehörigkeit (wenn Voraussetzungen des § 19 Abs. 3
    AGG vorliegen)
  • ausgeübter Beruf und Arbeitgeber
  • Einkommensverhältnisse / für monatliche Mietzahlungen zur Verfü-
    gung stehender Betrag
  • Vorliegen einer eidesstattlichen Versicherung des Mieters, eines Räu-
    mungstitels oder einer einstweiligen Verfügung in Mietsachen gegen
    den Mieter bzw. eines laufenden Privatinsolvenzverfahrens
  • Lohn- oder Gehaltsabrechnung, Kontoauszug / Einkommensteuerbe-
    scheid

Im Rahmen der Mietvertragsverwaltung erheben wir zudem folgende Daten

  • Wohnadresse
  • Juristische und Vertragsdaten
  • Verbrauchsdaten
  • Zahlungsverhalten
  • Bankverbindung
  • Beschwerden / Vorkommnisse

2.2 Quelle der personenbezogenen Daten

Wir erheben Ihre Daten grundsätzlich im direkten Kontakt mit Ihnen.
Im Rahmen der Mieterverwaltung werden uns daneben aber auch Daten von so genannten Auftragsverar-
beitern zur Verfügung gestellt. Dies ist insbesondere bei Verbrauchsdaten der Fall, die von Ablesedienstleis-
tern oder Versorgungsunternehmen zur Verfügung gestellt werden.

2.3 Dauer der Speicherung der Daten

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Maßgabe unseres Löschkonzepts bis zum
Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass nach Ar-
tikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO auf grund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Doku-
mentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) die Verpflichtung zur längerfristigen Speicherung der Daten
besteht oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO einge-
willigt haben. Vorbehaltlich solcher Aufbewahrungspflichten werden Daten gelöscht, wenn der Zweck, zu
dem sie erhoben wurden, weggefallen ist.

2.4 Zwecke der Verarbeitung
Zwecke der Verarbeitung Ihrer Daten sind
- der Nachweis geeigneter Mietobjekte
- die Auswahl unter mehreren Mietinteressenten und
- die Vermittlung, der Abschluss und die Verwaltung von Mietverträgen.

2.5 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten nur dann, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Dies ist nach Art. 6 Abs. 1
DSGVO dann der Fall, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist
a. Sie haben uns ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für
einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;
b. die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durch-
führung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihren Antrag erfolgen;
c. die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der wir unterliegen;
d. die Verarbeitung ist erforderlich, um Ihre lebenswichtigen Interessen oder die einer anderen natürlichen
Person zu schützen;
e. die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich, sofern nicht Ihre Inte-
ressen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern,
überwiegen.

 

2.6 Berechtigte Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Als unsere berechtigten Interessen – bzw. die eines Dritten – kommen beispielsweise
a. das Bestehen eines Rechtsverhältnisses zwischen uns;
b. die Betrugsprävention;
c. Maßnahmen zur Gewährleistung und Verbesserung der Sicherheit von IT-Systemen;
d. Maßnahmen zum Schutz unseres Unternehmens vor rechtswidrigen Handlungen und
e. interne Verwaltungszwecke, insbesondere der Austausch von Daten innerhalb unserer Unternehmens-
gruppe in Betracht.

2.7 Gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten
Eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten kann sich
a. in den Fällen der Ziff. 2.5 lit. b. aus einem Vertrag ergeben, den Sie mit uns geschlossen haben und zu
dessen Erfüllung die Datenerhebung dient;
b. in den Fällen der Ziff. 2.5 lit. c. aus den uns treffenden gesetzlichen Regelungen, oder – gemäß Art. 6
Abs. 2 und 3 DSGVO – dem Recht der Europäischen Union oder dem Recht der Mitgliedsstaaten der Eu-
ropäischen Union ergeben;
c. in den Fällen der Ziff. 2.5 lit. d. und e. aus allgemeine Hilfeleistungs- oder vertraglichen Nebenpflichten
ergeben, die nicht spezifisch auf Datenerhebungen zugeschnitten sind, etwa den Regelungen zur Unter-
lassenen Hilfeleistung in § 323c StGB.

2.8
Erforderlichkeit der Bereitstellung der Daten für einen Vertragsabschluss
Die von uns erhobenen Daten sind für den Abschluss eines Vermittlungsvertrages bzw. die Begründung und
Verwaltung eines Mietverhältnisses einschließlich der Erfüllung der sich daraus ergebenden Pflichten zwin-
gend erforderlich.

2.9 Sonstige Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten
Eine sonstige Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten besteht regelmäßig nicht.

2.10 Mögliche Folgen einer Nichtbereitstellung
Besteht nach Ziff. 2.7 eine Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer Daten, so ist diese Voraussetzung für den
Abschluss eines Vermittlungsvertrages bzw. die Begründung und Verwaltung eines Mietverhältnisses.
Ergibt sich die Bereitstellungspflicht aus dem zwischen uns bestehenden Vertragsverhältnis oder einer ge-
setzlichen Anordnung, so kann diese grundsätzlich auch gerichtlich durchgesetzt werden.

2.11 Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)
Bei uns werden keine automatisierten Überwachungs- oder Bewertungssysteme eingesetzt.

III. Weitergabe und Auslandsbezug

3.1 Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Die von uns erhobenen Daten werden unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften auch an andere Emp-
fänger und Dritte weitergeleitet. Dies sind insbesondere:

Empfänger intern: Empfänger extern:
Geschäftsführung Eigentümer
Rechnungswesen / Buchhaltung Steuerberater
Abteilungsleiter Finanzverwaltung
  Rechtsanwalt
  Externe Datenverarbeiter (so genannte Auftragsverarbeiter)
  Externe Dienstleister

 

Externe Datenverarbeiter können beispielsweise solche in den Bereichen Wartung und Pflege der EDV-
Systeme oder der Unternehmens-Webseite oder Marketing sein. Darunter fallen auch Ablesedienstleister.
Diese sind in der Regel Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 10 DSGVO, so dass die Verarbeitung der
Daten durch sie keine Übermittlung im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO darstellt. Externe Dienstleister sind
insbesondere solche, die Handwerksleistungen im Mietobjekt erbringen, beispielsweise in den Bereichen
Sanitär- und Elektroarbeiten.

3.2
Absicht des Verantwortlichen, personenbezogene Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisati-
on zu übermitteln
Eine solche Übermittlung ist nicht beabsichtigt.

IV. Ihre Rechte

4.1 Als betroffene Person haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Dies sind

  • das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • das Recht auf Löschung der Daten, wenn keine Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung vorliegt
    (Art. 17 DSGVO)
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der Daten auf bestimmte Zwecke (Art. 18 DSGVO)
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und
  • das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO).


Beruht die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung (siehe Ziffer 2.5 lit. a), dann haben Sie das Recht,
die von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der erteilten
Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Gesonderte Information über das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
Nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation er-
geben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Arti-
kel 6 Abs. 1 Buchstabe f der DSGVO (Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der verant-
wortlichen Stelle oder eines Dritten) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn,
wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte
und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung
von Rechtsansprüchen.
Erfolgt die Verarbeitung, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO das
Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwe-
cke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in
Verbindung steht.

Daneben haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie
der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestim-
mungen verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern

Schloss Schwerin, Lennéstraße 1,
19053 Schwerin

Telefon: +49 385 59494 0
Telefax: +49 385 59494 58
eMail: info@datenschutz-mv.de
web: www.datenschutz-mv.de; www.informationsfreiheit-mv.de
https://www.datenschutz-mv.de/kontakt/kontaktformular/

 

4.2
Schließlich haben Sie das Recht, sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden. Dieser ist
hinsichtlich Ihrer Anfrage zur Verschwiegenheit verpflichtet, soweit es um die Verarbeitung Ihrer Daten geht.
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter den in Ziffer 1.2 genannten Kontaktdaten.